Gjennom oktober har virksomheter både i Norge og internasjonalt satt fokus på sikring (security). Uten oppfølging kan innsatsen være nær bortkastet. Hvordan benytter du deg av momentet for å styrke sikringskultur i praksis?

Mange virksomheter har brukt oktober til å sette fokus på sikring gjennom interne kampanjer, seminarer og presentasjoner. Temaet er svært aktuelt. Digitalisering treffer hele virksomheten, teknologier utvikler seg i en rasende hastighet, og nye og gamle systemer knyttes sammen i stadig lenger og mer uoversiktlige verdikjeder. Dette gjør norske virksomheter sårbare. De samme teknologiske fremskrittene brukes av trusselaktører for å utvikle sofistikerte verktøy og metoder for målrettede angrep.

1 av 5 virksomheter har opplevd sikringshendelser som har resultert i negative effekter for virksomheten, i form av økonomiske tap eller svekket markedsposisjon (Mørketallsundersøkelsen 2018). Menneskelige feil og manglende bevissthet rundt sikring utpekes som to av hovedårsakene til hendelsene, som ofte oppdages tilfeldig.

Gode tekniske barrierer er på plass hos mange virksomheter. Derfor er menneskene letteste vei inn for trusselaktører. Ansatte er det svakeste leddet – og samtidig den viktigste barrieren. Det velkjente Hydroangrepet i mars i år, der et løsepengevirus fanget og krypterte alle selskapets data, startet med et vedlegg i en e-post.

Det er avgjørende at ledere og ansatte har digital kompetanse, at de vet hva de skal være oppmerksomme på og hvordan de skal håndtere det. Dette reduserer virksomhetens sårbarhet for angrep, og øker sannsynligheten for å lykkes i å begrense negative konsekvenser av de hendelsene som eventuelt måtte oppstå.

For å styrke den menneskelige barrieren, krever det at vi ikke bare øker oppmerksomhet og kompetanse, som ofte er fokuset i interne kampanjer, men at vi klarer å endre atferd. Selv med tekniske løsninger som reduserer risiko for brukerfeil, trenger vi at ledere og ansatte faktisk tar de rette aksjonene til enhver tid.

Alle må vite hvordan de identifiserer en mistenkelig e-post, og hva de skal gjøre med den. Og ikke minst: de må gjøre det. Riktig håndtering av mistenkelige e-poster kan forhindre hendelser med potensielt store konsekvenser. For Hydro resulterte angrepet i produksjonsproblemer og økonomiske tap estimert til 650 MNOK.

Mange virksomheter bruker hovedvekten av ressursene på å komme frem til strategier, kurs og veiledere, og rulle ut kampanjer. Færre ressurser settes av til den faktiske implementeringen av disse. Samtidig ser vi at bildet faktisk må være omvendt for å skape atferdsendring. Tyngden bør være på implementeringen: forankring ut i den spisse enden, mobilisering av ledere, involvering av ansatte; å ansvarliggjøre og bygge eierskap på lokalt nivå.

Atferdsendring krever mer enn kampanjer og flotte ord – det krever fokus over tid. Økt kunnskap og oppmerksomhet kan være startpunktet, men det er ikke målet. Her ligger utfordringen og her ligger arbeidet.

Ta kontakt hvis du vil høre mer om hvordan vi styrker sikringskultur gjennom å implementere ønsket atferd: anine.stiansen@imgnord.no

Keith Munkejord og Berit Sund har, sammen med Preben Colstrup (tidl. informasjonssjef i NSB), skrevet fagartikkel i Magma, Econas tidsskrift for økonomi og ledelse.

Artikkelen handler om NSB Persontog sin reise fra analog til digital, for å implementere strategiske endringer som følge av den nye konkurransesituasjonen. Omfattende endringer i strategi skulle implementeres i en organisasjon hvor mange ansatte hadde lite daglig kontakt med ledere. Ni kilo papirdokumentasjon ble byttet ut med digitale verktøy og en videobasert kommunikasjonskanal som gjorde det mulig for NSB å mobilisere organisasjonen til endring.

Les mer om prosjektet i Magma her.

Med et kapittel om effektiv endringskommunikasjon, er Keith Munkejord, fagansvarlig i IMG NORD, en av bidragsyterne i boken «Kommunikasjon for ledere og organisasjoner». Peggy Brønn og Jan Ketil Arnulf, begge professorer ved Handelshøyskolen BI, er redaktører for boken som nå har kommet i revidert utgave. I boken, som blir brukt på universitets- og høyskolenivå, deler 17 eksperter av sin kunnskap innen kommunikasjon, organisasjon og ledelse. Boken henvender seg også til ledere som vil lære mer om kommunikasjon i organisasjoner.

I kapittelet du har skrevet sier du at kunnskap og intensjon ikke er nok til å endre atferd, og at vi derfor må gå fra informasjonsfokusert til atferdsfokusert kommunikasjon. Hvorfor er det så viktig å fokusere på atferd?

Dersom vi erkjenner at det ikke skjer en endring uten atferdsendring, så har det store konsekvenser for hvordan man må jobbe med kommunikasjon som verktøy. Mål knyttet til økt salg, færre skader, høyere produktivitet, og lavere kostnader, krever at ledere og medarbeidere gjør noe annerledes og bedre enn det de gjør i dag.

Jeg skiller ofte mellom informasjonsfokusert og atferdsfokusert kommunikasjon. Den førstnevnte fokuserer på informerte medarbeidere og formålet er å bruke interne kanaler for å oppnå dette. Her er det en underliggende antakelse om at bare de har den rette informasjonen så vil de gjøre det rette. Forskningen viser at det er et stort gap mellom hva medarbeidere vet og kan og hva de faktisk gjør. Atferdsfokusert kommunikasjon derimot kjennetegnes ved at man har spesifisert den kjerneatferd som skal forsterkes og spres i virksomheten. Dette er den atferden som har størst effekt på måloppnåelse.

I norske virksomheter ser jeg et paradoks: Noen er flinke til å spesifisere hvilken atferd som må endre seg, men bruker kanaler som ikke har noen effekt på atferd. Andre bruker effektive kanaler, men er ikke spesifikke nok på hvilken atferd som skal endres.

Du skriver om ledere som den viktigste kanalen for å drive endring. Kommunikatører prioriterer ofte å støtte den øverste ledelsen, mens de som fungerer som nærmeste leder har stort behov for støtte til å håndtere ansattes emosjonelle reaksjoner og å drive endring i praksis. Hva kan kommunikatører gjøre for å støtte disse lederne bedre?

Det er store forskjeller mellom virksomheter og hvilke kommunikasjonsressurser de har tilgjengelig internt. Dette setter selvfølgelig begrensninger for hva som er mulig og ikke. Men det er heller ingen tvil om at mye av internkommunikasjonen i norske virksomheter ikke er tilstrekkelig forretningsorientert. 

Man må starte med å stille seg noen grunnleggende spørsmål: Bruker vi tiden vår på de riktige tingene? Hva gjør vi som virker og hvordan kan vi gjøre mer av det? Hvordan bidrar vi til å nå forretningens mål?

Keith Munkejord

Det er ofte ikke godt nok operasjonalisert hvordan man går fra mål, til tiltak, og til slutt måler effekten. Og da snakker vi ikke om å måle antall lesere, likes, og kommentarer, men at man har gode atferdsmål og ser en effekt på de forretningsindikatorene man ønsker å påvirke.

I store virksomheter kan ikke de som har ansvaret for internkommunikasjon støtte ledere på alle nivåer direkte og personlig. Man må derfor bruke de mulighetene teknologi gir for å utvikle innhold og løsninger som både er skalerbare og som hjelper ledere å fasilitere gode prosesser og støtte dem i implementeringen av prosjekter og initiativer. I IMG NORD har vi gjennom flere år utviklet slike løsninger med stor suksess i flere av de største selskapene i Norge. Undersøkelser viser at det er store gap mellom ledere med sterke versus svake kommunikasjonsferdigheter på viktige områder som implementering av strategi, endringseffektivitet, og HMS. Ved å utvikle innhold og løsninger som støtter lederne, bruker du ikke bare den kanalen som har størst effekt på å endre atferd, men du bidrar også til å redusere gapet i kommunikasjonsferdigheter mellom ledere i din virksomhet.

Interessert i å vite mer om våre løsninger? Ta kontakt med Keith på keith.munkejord@imgnord.no

Les mer:

Keith Munkejord gjestet i dag frokostmøtet hos European Association of Communication Directors med et foredrag om å øke verdien av internkommunikasjon ved å bruke kommunikasjon som et verktøy for å endre atferd.

For at kommunikasjon skal være et effektivt virkemiddel for å oppnå atferdsendring kreves et skifte fra informasjonsfokusert til atferdsfokusert kommunikasjon.

Keith Munkejord sammen med koordinator for EACD i Norge, Torund Bryhn

«Kommunikatører må bruke mindre tid på informasjon i massekanaler og mer tid på å støtte forretningen gjennom implementering av strategi og endringer i konkrete prosjekter.» mener Munkejord.

«Mange som jobber innen kommunikasjon, opplever nå høyere krav til det de leverer. Resultater skal dokumenteres. For at kommunikasjon skal oppleves som sentralt for virksomheten, må de heve nivået fra å øke bevissthet og forståelse, til å skape konkrete og målbare resultater gjennom atferdsendring.»

Keith Munkejord er partner og fagansvarlig i IMG NORD, og har en Ph.d. i kommunikasjon i organisasjoner.

Les mer: 6 steg til atferdsendring

Partner og fagansvarlig i IMG NORD, Keith Munkejord (Ph.d.), deltar i dag med foredrag på Kværner HSSE Summit, en HMS-faglig arena for Kværner og deres kunder, partnere og leverandører. Her samles HMS-ansvarlige og ledere på ulike nivåer for å dele erfaringer og innsikt.

Temaet for årets samling er Make it personal, og fokuserer både på den enkeltes forpliktelser og hvordan partene sammen kan jobbe for å styrke HSSE.

Munkejord tar i sitt foredrag utgangspunkt i forskning om hvordan vi må jobbe for å endre atferd, og hvordan denne kunnskapen kan anvendes for å styrke sikkerhetsatferd blant ledere og medarbeidere.

“For å få ansatte til å gjøre noe annerledes, for eksempel å jobbe sikrere, må vi skifte fokus fra informasjonsfokusert til atferdsfokusert kommunikasjon, og vi må bruke ledere som vår viktigste kanal.”

Keith Munkejord

“Massekanaler, som intranettet, kan øke bevissthet, men har begrenset effekt på atferd.” ifølge Munkejord. “For å påvirke atferd må du ha en atferdsfokusert tilnærming og benytte tilgjengelige kanaler og virkemidler på en måte som spiller på lag med hjernen.”

Les mer: 6 steg til atferdsendring

Å få ledere og ansatte til å gjøre noe nytt eller annerledes krever mer enn informasjon. Basert på forskning innen nevropsykologi og atferdsvitenskap har vi kommet frem til 6 steg i en atferdsfokusert tilnærming til endring.

Trodde du at regler og prosedyrer endrer sikkerhetsatferd? Og at ansatte kommer til å gjøre ting annerledes bare de får vite hvorfor og hvordan de bør jobbe?

Virkeligheten er mer kompleks. Endring koster tid, krefter og energi. Det er menneskelig å holde på det som er vant og trygt. Og ofte gjør tidspress og arbeidsmengde at produksjonskrav i praksis går foran sikkerhet. Så hvordan får du ledere og ansatte til å jobbe tryggere?

Regler og prosedyrer er nødvendige, men fører ikke alene til tryggere atferd. For å skape økt sikkerhet kreves en atferdsfokusert tilnærming. Du må ha tydelige målsetninger om hvilke resultater du vil oppnå, analysere data for å finne ut hvilke typer skader eller hendelser det er hensiktsmessig å jobbe med, og definere hvilken kjerneatferd ledere og ansatte skal ha. Informasjon om kjerneatferdene må gjøres relevant og tilgjengelig, og ledere og ansatte må involveres og få eierskap til det de skal gjøre.

IMG NORD hjelper deg med denne prosessen og leverer læringspakker om HMS som kan distribueres til ledere i alle ledd. Sikkerhetsklimaet som skapes av lederne i din virksomhet er avgjørende for ansattes sikkerhetsatferd i praksis. Prosessen bidrar til forankring hos dine ledere, og læringspakkene hjelper lederne å engasjere sine team i problemstillinger om sikkerhet. Dialog og refleksjon rundt viktige tema øker både lederes og ansattes eierskap til løsninger og tiltak. Systematisk dokumentasjon av teamets arbeid skaper forpliktelse og muliggjør oppfølging over tid.

Denne tilnærmingen har dokumentert effekt gjennom færre skader og uønskede hendelser. Vi arbeider med noen av Norges største bedrifter, i bransjer der skadepotensialet er stort og uønskede hendelser kan ha katastrofale konsekvenser for både ansatte, virksomhet og miljø. 

Vil du vite mer? Kontakt Adm. dir. Åse Fixdal ase.fixdal@imgnord.no